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なぜ、あなたはチェックリストを使わないのか?

なぜ、あなたはチェックリストを使わないのか?

最近読んだ本で、一番感銘を受けた本がこれだ。

 

どんな内容かというと、チェックリストを使うことにより、ミスを極限まで減らし、不安や、物事の効率化やスピードアップに繋がるというもの。

例えば、建築家が高層ビルを作る際、途方もないプロセスが必要になる。何百から何千もの人が関わり、1つのものを確実に作っていく。それは医者もそうだ。1つの手術をする際に、様々な工程を経て、手術をしなければならない。

 

どんな優秀な建築家でも、どんな優秀な医者でも100回や1000回に一回などの確率で、何かの工程を逃してしまうことがある。そのたった1つの工程の漏れやミスが、大きな問題につながるということがある。それを防ぐのがチェックリストだ。

 

医者の例を挙げると、感染予防の際に下記プロセスを必ず行うというものがある。

1.石鹸で手を洗う。

2.患者なの皮膚をクロルヘキシジンで殺菌する。

3.滅菌覆布で患者を覆う。

4.マスク、滅菌が運、滅菌手袋をつけ、カーテルを挿入する。

5.刺入点をガーゼなどで覆う。

チェックリストを作る前は、3人に1人がどれか1つの工程を漏れていたという。

チェックリストを導入後は、感染率が11%だったのが、0%に改善した。チェックリストを実行するという業務を、医者の手術フローに入れることで一つ一つのミスを劇的に改善することにつながる。

たった0.1%の確率が起こるミスだったとしても、10万人の手術が行われると、100人もの人がそのミスの影響を受ける。

 

朝、会社に来たらやるチェックリスト

これは自分たちの仕事にも十分に当てはまる。

日常的に必ずやるべきことはある。例えば、毎日の情報収集、情報発信、採用の際に聞く項目、マネージメント、、。その一つ一つに決まった工程があり、その1つを逃すとミスにつながったり、想像以上に時間がかかることがある。

 

毎日やるべきことはなるべく効率化して、頭を使わないで処理できるように成るのが好ましい。

最近作ったチェックリストで効果的だったのが、朝会社に来たらやるチェックリストだ。

下記のようなものを作った。

 

■朝、会社に来たらやるチェックリスト

☑メール返信

☑FBのメッセ1日分遡って返信(一回開封して、返信漏れが多いため)

☑Slack、Chatworkの返信

☑Wantedly返信

☑情報収集

☑MATCHAサイトを全言語みる、

☑ 一週間、1ヶ月、1年を考えた時に、今やるべきことは漏れていないか。

☑今日やるべきことのリストアップと優先付け

☑各スケジュールのアジェンダ設定、確認

などがある。大体30分以内に一通り終わらせるようにする。

 

当たり前の項目ばかりかも知れないが、これを作ったことで随分楽になった。

毎日朝こなしていることだが、チェックリストを作ることで、次何をやるんだろう。と頭で考えないで良くなるのがいい。やるべき仕事を、これが終わったらこれ。とチェックリストを潰しながら対応していけばいいので、タスクが終わったか終わっていないかの不安もなくなる。タスクが終わった爽快感もある。

 

これは朝の習慣だけではなく、プレゼンの準備、など特定の繰り返し行う業務に関してもいえる。

物事を達成させるための必要なプロセスは1回目も、2回目も変わらない。それはプレゼンも一緒だ。プレゼン準備のチェックリストは、次のブログにでも書こうと思う。

チェックリストの何がいいかというと、これをコピペすることで、人に渡しやすくなるというのもある。

 

というわけで、仕事をより正確に、また効率的に行いたい人にとって、この本に関われていることは本当におすすめである。まだ仕事にチェックリストを1ヶ月程度だが、自分の仕事は随分とクリアになって進みやすくなった。

 

全社会人に勧めたい1冊。

上記を読んで面白かった人は、こちらもぜひ。


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